Modèle de fichier de prospection téléphonique Excel

Tu tapes « modèle de fichier de prospection téléphonique Excel », tu tombes sur un article de 4 000 mots qui t'explique pendant vingt minutes pourquoi c'est bien d'être organisé, et le lien de téléchargement est planqué tout en bas. Ça t'est déjà arrivé ? Moi oui, plein de fois. Donc on va faire l'inverse : le fichier d'abord, les explications ensuite.

Et un truc que personne ne dit : un tableau de prospection générique ne tient pas au téléphone. Les modèles qu'on trouve partout sont pensés multicanal (email, LinkedIn, terrain). Quand tu passes 80 appels dans ta journée, il te manque la moitié des colonnes.

Le modèle de fichier de prospection téléphonique Excel, à télécharger tout de suite

Voilà, c'est juste en dessous. Le fichier s'ouvre dans Excel, et dans Google Sheets si tu préfères (Fichier > Importer, ou glisser-déposer dans le Drive).

⬇️ Télécharger le modèle de fichier de prospection téléphonique

C'est un CSV (donc léger, et il s'ouvre partout). Dedans : les 17 colonnes du phoning déjà rangées en trois blocs (entreprise, contact, suivi d'appel), plus deux lignes d'exemple remplies pour que tu voies à quoi ressemble une ligne bien tenue. Tu les effaces et tu colles les tiennes.

Ta prise en main en 60 secondes :

1. Ouvre le fichier, renomme l'onglet en Liste.
2. Sélectionne la colonne Téléphone direct, passe-la en format texte AVANT de coller quoi que ce soit (j'y reviens, c'est LE piège).
3. Colle tes contacts sous la ligne d'exemple, puis efface les deux lignes d'exemple.
4. Crée un 2e onglet, appelle-le Suivi, et colle cette ligne d'en-têtes : Date | Appels passés | Connectés | Conversations utiles | RDV pris. Une ligne par jour, deux minutes le soir.
5. Trie l'onglet Liste par la colonne Date de rappel (croissant) et appelle du haut vers le bas.

C'est tout.

Les colonnes d'un fichier de prospection téléphonique (et pourquoi celles-là)

Bloc	Colonne	Format	L'erreur classique
Entreprise	Nom de l'entreprise	Texte	Mettre l'enseigne et pas la raison sociale, tu ne retrouves rien
	Secteur	Liste déroulante	Texte libre : tu ne pourras jamais filtrer
	Effectif	Nombre	Écrire « 10-50 », ça bloque tout tri
	Ville / zone	Texte	Oublier le département si tu prospectes large
Contact	Prénom / Nom	Texte, 2 colonnes	Tout coller dans une seule case
	Poste	Liste déroulante	40 variantes de « directeur commercial »
	Téléphone direct	Texte obligatoire	Le format nombre mange le 0 initial
	Standard	Texte	Confondre les deux et se manger le barrage à chaque fois
	Email pro	Texte	Sert aux relances, pas au tri
Suivi d'appel	Statut	Liste déroulante	Statuts inventés au fil de l'eau
	Nb de tentatives	Nombre	Colonne absente, donc tu abandonnes au 1er essai
	Issue du dernier appel	Liste fermée	Texte libre = fichier inanalysable
	Date + créneau de rappel	Date + liste	Noter « à rappeler » sans dire quand
	Barrage franchi	O / N	Personne ne la met, et personne ne sait pourquoi ça bloque
	Notes d'appel	Texte long	Y mettre le résumé de ta vie au lieu de 2 lignes utiles

Les quatre colonnes en gras, c'est ce qui sépare un fichier de phoning d'un tableau de prospection commerciale classique. Sans elles, tu ne peux répondre à aucune des trois vraies questions du quotidien : qui je rappelle à 14h, combien de fois j'ai déjà essayé, et qu'est-ce qui s'est passé la dernière fois.

Pour l'issue du dernier appel, garde une liste fermée. Sept valeurs, pas une de plus. Voilà la ligne à copier telle quelle dans ta validation de données :

RDV;À rappeler;Répondeur;Barrage;Faux numéro;Pas intéressé;NRP

Et pour la colonne Statut (l'état du contact, pas de l'appel), cinq valeurs suffisent :

À appeler;En cours;RDV pris;Perdu;Ne pas rappeler

Le jour où tu veux compter tes barrages, tu es content de ne pas avoir 200 formulations différentes.

Dernier détail qui a l'air de rien : les notes d'appel. Deux lignes maximum, et uniquement ce qui te sert au prochain appel.

Mauvaise note : « Sympa, on a bien parlé, il faut que je le relance. » Dans trois semaines, ça ne t'apprend rien.

Bonne note : « Utilise Aircall, contrat jusqu'en oct. Budget arbitré par Sophie (DAF). Rappeler après le 15/09, pas le lundi. » Là, tu rouvres la ligne et tu sais exactement par quoi tu commences : « Bonjour Marie, on s'était dit qu'on se recroisait après l'arbitrage de septembre... »

Un mot sur le contenu du fichier, parce que ce n'est pas le sujet ici mais ça décide de tout : ces colonnes ne valent rien si les lignes sont mauvaises. Le ciblage, la méthode complète pour construire ton fichier, c'est dans constituer un fichier de prospection téléphonique. Et si ta colonne Téléphone direct est désespérément vide, la question des sources est traitée là : où trouver des numéros directs B2B légalement.

Pourquoi un tableau de prospection générique ne tient pas au téléphone

Les modèles multicanal qu'on te propose partout ont une colonne « canal » et une colonne « dernier échange ». Très bien pour du LinkedIn. Au téléphone, ça ne répond à rien. J'en ai utilisé un pendant deux mois avant de comprendre pourquoi je rappelais toujours les mauvaises personnes.

Un appel, ce n'est pas un événement, c'est une série de tentatives. La plupart des RDV se prennent au 3e ou 4e essai, à des heures différentes. Un tableau qui écrase la tentative précédente à chaque nouvel appel te fait perdre l'information qui compte.

Concrètement, sur une seule ligne, ça donne ça :

• Mardi 9h12, tentative 1, issue NRP. Tu notes « pas dispo le matin ? ».
• Jeudi 14h40, tentative 2, issue Barrage, barrage franchi = N. Tu notes le nom de l'assistante : « Nathalie ».
• Lundi 8h35, tentative 3, issue À rappeler, barrage franchi = O. Tu notes « demande un créneau de 10 min, mercredi matin ».
• Mercredi 9h00, tentative 4, issue RDV.

Dans un modèle multicanal, il ne reste que la dernière ligne : « dernier échange : appel, 9h00 ». Tu as perdu le fait qu'elle décroche uniquement avant 9h et qu'il faut passer par Nathalie. C'est exactement l'info qui t'a fait décrocher le RDV.

Et puis il y a le rythme. En email tu traites ton fichier une fois par semaine. En phoning tu es dedans deux heures d'affilée et tu dois noter une issue en deux secondes sans quitter ton casque. Un tableau avec 25 colonnes en texte libre, tu le remplis le premier jour, tu triches le deuxième, tu l'abandonnes le troisième.

Rendre le fichier vivant : les formules qui servent vraiment

Là je te donne du copiable. Adapte juste les lettres de colonnes.

1. Le format texte sur la colonne téléphone. Sélectionne la colonne, Format > Texte, AVANT de coller quoi que ce soit. Sinon Excel te transforme 0612345678 en 612345678 et +33 6 12... en formule bancale. C'est l'erreur numéro un et je ne l'ai jamais vue mentionnée nulle part.

Mon premier fichier, je l'avais monté un dimanche soir, fier de moi, 200 lignes bien propres. Le lundi j'appelle, ça ne passe pas. J'appelle le suivant, ça ne passe pas non plus. J'ai mis une bonne demi-heure à comprendre qu'Excel avait bouffé le zéro de tous mes numéros. J'ai perdu ma matinée à recomposer à la main. Depuis, la première chose que je fais dans un fichier neuf, c'est passer cette colonne en texte.

2. Les listes déroulantes de statut et d'issue. Sélectionne la colonne Issue du dernier appel (colonne M dans le modèle), puis Données > Validation des données > Autoriser : Liste > Source, et tu colles la ligne des 7 issues donnée plus haut. Même chose sur la colonne Statut (K) avec les 5 valeurs. Ça t'évite le texte libre et ça accélère la saisie pendant l'appel : tu tapes R et Excel complète RDV. Identique dans Google Sheets (Données > Validation des données > Liste d'éléments).

3. Le flag « à rappeler aujourd'hui ». Dans une colonne vide, en ligne 2, puis tu tires vers le bas :

=SI(ET(N2<>"";N2<=AUJOURDHUI();M2<>"RDV");"🔔 AUJOURD'HUI";"")

(N = date de rappel, M = issue du dernier appel, les lettres du modèle). Tu tries dessus le matin, tu as ta liste d'appels de la journée en trois secondes.

4. La mise en forme conditionnelle sur les retards. Sélectionne la colonne N entière, Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle > Utiliser une formule : =ET(N2<>"";N2<AUJOURDHUI()), fond rouge clair. Les rappels oubliés te sautent aux yeux.

5. Le compteur d'issues (dans l'onglet Suivi). Une ligne par issue, tu changes juste le mot entre guillemets :

=NB.SI(Liste!M:M;"RDV")
=NB.SI(Liste!M:M;"Barrage")
=NB.SI(Liste!M:M;"Répondeur")

6. Ton taux de connexion (appels où quelqu'un a décroché, donc tout sauf NRP et répondeur) :

=(NBVAL(Liste!M2:M1000)-NB.SI(Liste!M2:M1000;"NRP")-NB.SI(Liste!M2:M1000;"Répondeur"))/NBVAL(Liste!M2:M1000)

Formate la cellule en pourcentage. Si tu es sous 15 %, ce sont tes numéros ou tes créneaux le problème, pas ton script.

Dans Google Sheets, NB.SI devient COUNTIF, NBVAL devient COUNTA, SI devient IF, ET devient AND et AUJOURDHUI devient TODAY si ton interface est en anglais (et les ; deviennent des ,). Le reste est strictement identique.

Garde cette section sous le coude, c'est celle que tu ressortiras quand tu créeras ton prochain fichier.

L'onglet suivi : piloter ses appels au lieu de les subir

Une ligne par jour, quatre colonnes : appels passés, appels connectés, conversations utiles, RDV pris. Deux minutes de saisie le soir.

Prenons une vraie journée : 80 appels passés, 14 connectés, 9 conversations utiles, 1 RDV.

• Taux de connexion = 14 / 80 = 17 %. S'il descend sous 15 %, ton problème n'est pas ton script, c'est ta donnée (des standards au lieu de directs) ou tes créneaux.
• Conversations par RDV = 9 / 1 = 9. S'il monte au-delà de 12 alors que tu connectes bien, là oui, c'est le discours qu'il faut retravailler.
• Appels par RDV = 80 / 1 = 80. Ton chiffre le plus utile : si tu veux 3 RDV cette semaine, tu sais que ça se joue à 240 appels, pas à « je vais essayer d'appeler plus ».

Et le seul vrai usage de ces chiffres : compare la semaine 2 à la semaine 1. Si ton taux de connexion passe de 17 % à 9 %, ce n'est pas toi qui es mauvais, c'est le nouveau lot de numéros qui est pourri.

Perso, c'est la partie que je trouve la plus sous-estimée. Tant que tu n'as pas ces trois ratios, tu ne prospectes pas, tu espères. Et tu changes ton script alors que le vrai souci était que tu appelais des numéros de standard.

Excel ou Google Sheets ? (et faut-il un CRM ?)

Court et honnête :

• Google Sheets dès que vous êtes deux. Édition en même temps, historique des modifs, pas de « fichier_v4_FINAL_Paul.xlsx » qui traîne dans une boîte mail.
• Excel si tu es seul, à l'aise avec les formules, et que tu veux bosser hors ligne.
• Un CRM quand le sujet devient le suivi APRÈS le RDV (propositions, relances, pipeline). Pas avant. Payer un CRM pour stocker 150 lignes à appeler, ça n'a aucun intérêt.

Moi je trouve qu'on passe beaucoup trop vite à l'outil complexe. Un Sheets bien fichu tient très longtemps.

Le moment où le fichier doit sortir d'Excel (et devenir des appels)

Là je vais dire un truc qui dessert un peu l'article que tu es en train de lire, tant pis.

Excel est excellent pour préparer et pour analyser. Il est catastrophique pendant l'appel.

Regarde ta boucle réelle : tu cherches la ligne, tu recopies le numéro, tu le composes, tu écoutes sonner, tu tombes sur un répondeur, tu retrouves ta ligne, tu notes. Compte le temps. Sur une session de deux heures, tu parles peut-être vingt minutes. Le reste, c'est du secrétariat.

Et c'est là que je veux être clair sur la philosophie, parce que « plus d'appels » se fait souvent mal comprendre. Le volume ne sert pas à arroser. Ton fichier, c'est une liste de gens déjà ciblés, sur lesquels tu as fait le travail en amont. Le téléphone sert à les pré-qualifier vite, humainement. Le volume, c'est ce qui te permet de sentir en deux minutes si ça matche, et de passer au suivant sans t'acharner quand ça ne matche pas. 150 lignes propres traversées proprement valent mieux que 3 000 lignes achetées et jamais rappelées.

◆ Catégorie · OutilsLogiciel de phoning : quand ton fichier devient des appels ›

Tu veux d'autres modèles et méthodes autour de la donnée ? Tout est rangé dans la catégorie fichier de prospection téléphonique.

Et pour la méthode complète, de la cible au script en passant par les objections :

◆ Guide completProspection téléphonique : le guide complet de A à Z ›

Bref : télécharge le modèle, passe ta colonne téléphone en texte, remplis l'onglet de suivi tous les soirs. Et le jour où tu passes plus de temps à composer qu'à parler, tu sauras que le fichier a fait son travail et qu'il est temps de le laisser devenir des appels. 😉