La réponse courte : tu réponds dans l'heure, dans le même fil, avec 2 créneaux précis sous 48 h, la durée, le format, et une question. Trois lignes, pas une de plus. Et si c'est un lead qui vient de te demander, tu l'appelles avant même d'écrire. Le mail est juste là, tu le copies.
Objet : Re: [l'objet de son message, tu n'y touches pas]
Bonjour [Prénom],
Merci pour votre message, [ce qu'il a écrit, avec ses mots : « en parler de vive voix »], avec plaisir.
Je vous propose jeudi 29 octobre à 10 h ou vendredi 30 octobre à 14 h, 20 minutes en visio (si aucun ne colle, donnez-moi le vôtre).
Lequel vous va ? Et pour que ces 20 minutes vous servent : [une question sur son sujet, ex. « vous êtes combien à appeler aujourd'hui ? »]
Paul
Ici, il t'a écrit le mercredi 28 octobre : jeudi et vendredi tombent sous 48 h. Remplace les dates par tes deux prochains vrais trous dans l'agenda, un matin et un après-midi.
Les 3 lignes, dans l'ordre :
- Merci et ses mots à lui : une phrase, pas de « je me permets de revenir vers vous »
- 2 créneaux datés : jour, date, heure, durée, visio ou téléphone, plus une porte de sortie
- Une question : elle prépare l'échange et elle te dit si le rendez-vous est solide
Voilà pour la réponse courte. Le pas à pas, maintenant, parce que le mail n'est pas toujours la bonne réponse. 👇
1. Avant d'écrire, décroche
Quelqu'un qui te demande un rendez-vous est chaud maintenant. Pas demain, pas après ta réunion d'équipe. Si tu as son numéro (formulaire, signature du mail, CRM), tu l'appelles d'abord, et le mail avec les créneaux vient confirmer ce que vous avez dit.
Un jour j'étais en plein bloc d'appels et un lead chaud est tombé dans Slack. Je me suis dit que je finissais ma liste d'abord, je l'ai rappelé quarante minutes plus tard et il n'a jamais décroché. Depuis, quelqu'un qui demande à me voir passe avant tout, et le mail avec les créneaux vient après l'appel.
Chez nous, une demande arrive dans Slack avec le numéro en moins de 5 minutes, justement pour ça. Au téléphone, tu dis simplement :
« Bonjour [Prénom], c'est Paul. Vous venez de m'écrire pour qu'on se parle : vous avez deux minutes là, ou je vous propose un moment ? »
Souvent, vous calez le créneau pendant l'appel, et ton mail tient en deux lignes. Le délai selon le type de demande et le script complet sont dans rappeler un lead en 5 minutes.
Pas de numéro, ou il ne décroche pas ? Tu passes au mail, et tu l'envoies dans l'heure.
2. Garde le fil et reprends ses mots
Tu réponds dans son fil, avec son « Re: ». Il retrouve sa propre demande juste en dessous, il n'a pas à se souvenir de qui tu es. Un nouveau mail avec un objet tout neuf, c'est un mail de plus à trier dans sa boîte.
Ta première ligne reprend ce qu'il a écrit, avec ses mots, pas ta plaquette.
❌ « Suite à votre demande, je me permets de revenir vers vous afin de vous proposer un rendez-vous pour vous présenter nos solutions. »
Il a demandé à parler de son problème, tu lui réponds avec ton produit. Et il a lâché avant la fin de la phrase.
✅ « Merci pour votre message. Parler de vos commerciaux qui passent leurs matinées sur des répondeurs, avec plaisir. »
Il se reconnaît, il sait que tu as lu, et tu n'as rien vendu.
3. Deux créneaux, pas cinq
On lit souvent qu'il faut proposer 3 à 5 créneaux sur plusieurs jours. Perso je ne suis pas d'accord. Avec cinq dates, il ouvre son agenda, il compare, il hésite entre mardi et jeudi, et il se dit qu'il répondra plus tard. Avec deux, il a juste à dire « jeudi ».
Mes deux créneaux :
- Proches : sous 48 h pour un lead chaud, dans la semaine pour le reste
- Un matin et un après-midi, sur deux jours différents : ça couvre la plupart des agendas
- Écrits en entier : jour, date, heure, durée, format
- Une porte de sortie : « si aucun ne colle, donnez-moi le vôtre », pour qu'il ne reste pas bloqué
❌ « Je suis dispo quand vous voulez. »
Tu lui renvoies le travail : c'est lui qui doit proposer, donc il remet à plus tard.
❌ « Mardi, mercredi ou jeudi, entre 9 h et 18 h. »
Une plage, ce n'est pas un créneau. Il doit encore choisir l'heure, et toi tu dois encore confirmer : un aller-retour de plus.
❌ « Jeudi à 10 h ? »
Quel jeudi, combien de temps, au téléphone ou en visio ? Il va te poser la question, encore un aller-retour.
✅ « Jeudi 29 octobre à 10 h ou vendredi 30 octobre à 14 h, 20 minutes en visio. »
Tout est là. Il peut répondre en un mot.
Ton prospect est à Montréal ou à Dubaï ? Écris l'heure chez lui, et la tienne entre parenthèses. C'est lui qui doit faire zéro calcul.
4. La demande est floue ? Ajoute une question
Il y a les demandes nettes (« on peut se caler une démo ? ») et les floues : « pourquoi pas en discuter un de ces jours », « je serais curieux d'en savoir plus ». Sur une demande floue, si tu réponds juste avec tes deux créneaux, tu cales un rendez-vous mou.
J'ai déjà attendu tout seul dans une visio à 11 h. Le rendez-vous venait d'un « oui, pourquoi pas » que j'avais un peu arraché en fin d'appel, et le rappel de la veille était resté sans réponse. Un oui mou, c'est un report qui ne s'annonce pas encore, alors quand la demande est floue je glisse une vraie question avec mes créneaux.
La question ne sert pas à faire joli. Elle fait deux choses :
- elle t'apprend pourquoi il a écrit, donc tu arrives préparé
- elle trie : s'il répond en trois lignes, le rendez-vous est solide ; s'il ne répond qu'aux créneaux, tu sais qu'il faudra le confirmer avec une question la veille ; s'il répond « en fait ce n'est pas vraiment un sujet », tu viens de vous faire gagner 20 minutes à tous les deux
Des questions qui marchent :
- « Qu'est-ce qui vous a fait m'écrire cette semaine ? »
- « C'est un sujet pour toute l'équipe ou pour vous d'abord ? »
- « Vous êtes combien à appeler aujourd'hui, à peu près ? »
Une seule par mail. Trois questions, c'est un questionnaire, et il ne répond à aucune.
5. Il choisit : l'invitation part dans la foulée
Il répond « jeudi ». Tu envoies l'invitation dans les minutes qui suivent, pas le soir : le créneau est bloqué chez lui avant qu'autre chose ne s'y mette. Dans le titre de l'invitation, son sujet à lui, pas « Démo Paradial ».
Le mail qui accompagne l'invitation, et le rappel de la veille, c'est un autre moment : les modèles sont dans mail de confirmation de rendez-vous.
6. Il ne choisit pas
Tes deux créneaux passent, rien. Ou il répond « la semaine prochaine plutôt » et disparaît. Ma règle : 3 jours ouvrés de silence, et tu appelles. Un deuxième mail avec deux autres dates, c'est le même mail qui se fera ignorer pareil.
Il t'a écrit le mercredi 28 octobre, tu as répondu le jour même : jeudi, vendredi et lundi passent sans nouvelles, tu l'appelles le mardi 3 novembre.
« Bonjour [Prénom], c'est Paul. Vous m'aviez écrit pour qu'on se parle, je vous appelle plutôt que de vous renvoyer des dates. Ça tient toujours ? »
S'il décroche, vous calez le créneau en direct. Et s'il flotte encore, ou s'il décale une deuxième fois, tu arrêtes de proposer des dates : tu lui rends la main, franchement.
J'ai eu un manager qui a décalé deux fois, à chaque fois la veille au soir. La deuxième fois je lui ai écrit : « Pas de souci. Si ce n'est pas le bon moment, dites-le-moi franchement, je vous laisse revenir vers moi. » Il m'a répondu dans l'heure avec un créneau, et il est venu.
Ce mail-là fait peur parce qu'on a l'impression de lâcher le prospect. En vrai, il lui enlève la pression : il peut dire non sans se justifier, et celui qui avait vraiment envie revient. Celui qui ne revient pas, tu ne l'aurais pas eu avec une troisième série de créneaux.
Et le lien d'agenda ?
Il t'a demandé tes disponibilités. Si tu lui réponds avec un lien Calendly, tu lui renvoies le travail : ouvrir la page, faire défiler les semaines, remplir un formulaire. Pour quelqu'un qui a fait l'effort de t'écrire, c'est froid.
Le lien dépanne dans trois cas :
- il le demande (« envoyez-moi votre lien »)
- il doit caler plusieurs personnes de son côté
- il est à l'autre bout du monde et les fuseaux compliquent tout
Même là, il vient sous tes deux créneaux, jamais à leur place : « Si c'est plus simple pour vous, mon agenda est là : [lien]. »
Les 4 variantes à copier
Les crochets, c'est à toi de les remplir. Mêmes dates que plus haut : adapte-les à ton agenda.
1. Lead entrant chaud : l'appel d'abord, le mail ensuite
Tu l'as eu au téléphone, le créneau est calé. Le mail sert de trace :
Objet : Re: [sa demande]
Bonjour [Prénom],
Merci pour l'appel de tout à l'heure. Comme convenu : jeudi 29 octobre à 10 h, 20 minutes en visio, l'invitation arrive.
Si vous pouvez venir avec [le chiffre ou le document dont vous avez parlé], on ira droit au but.
Paul
Il n'a pas décroché ? Même fil, deux lignes :
Bonjour [Prénom],
Je viens d'essayer de vous appeler suite à votre message. Je vous propose jeudi 29 octobre à 10 h ou vendredi 30 octobre à 14 h, 20 minutes au téléphone : lequel vous va ?
Paul
2. « Envoyez-moi vos dispos » à la fin d'un appel
D'abord, à l'oral : « Je les ai sous les yeux : jeudi 10 h ou vendredi 14 h ? » Souvent, c'est réglé là. S'il préfère vraiment un mail, il part dans les 10 minutes :
Objet : nos 20 minutes, [prénom]
Bonjour [Prénom],
Comme promis : jeudi 29 octobre à 10 h ou vendredi 30 octobre à 14 h, 20 minutes en visio.
Vous m'avez parlé de [son problème, avec ses mots] : c'est par là qu'on commencera. Lequel vous va ?
Paul
3. La demande floue : les créneaux et une question
Objet : Re: [l'objet de son message]
Bonjour [Prénom],
Merci pour votre message, on en parle volontiers.
Je vous propose jeudi 29 octobre à 10 h ou vendredi 30 octobre à 14 h, 20 minutes au téléphone (sinon, donnez-moi le vôtre).
Pour que ce soit utile : qu'est-ce qui vous a fait m'écrire cette semaine ?
Paul
4. Il ne choisit aucun créneau
Après 3 jours ouvrés de silence, au téléphone : « Bonjour [Prénom], c'est Paul. Vous m'aviez écrit pour qu'on se parle, je vous appelle plutôt que de vous renvoyer des dates. Ça tient toujours ? »
Il flotte encore, ou il décale une deuxième fois :
Objet : Re: [l'objet du fil]
Bonjour [Prénom],
Pas de souci. Si ce n'est pas le bon moment, dites-le-moi franchement, je vous laisse revenir vers moi.
Paul
Et c'est toi qui demandes le rendez-vous, sans qu'il t'ait rien écrit ? C'est l'autre sens : les modèles sont dans mail de demande de rendez-vous. Les autres scripts sont rangés sur la page scripts de prospection téléphonique.
Guide completProspection téléphonique : le guide complet de A à Z›Questions fréquentes
Comment répondre à une demande de rendez-vous par mail ?
Dans l'heure, dans le même fil, en 3 lignes : un merci qui reprend ses mots, 2 créneaux datés avec la durée et le format, et une question sur son sujet. Si tu as son numéro et que c'est un lead chaud, appelle d'abord : le mail confirme ce que vous avez calé.
Comment proposer des créneaux de rendez-vous par mail ?
Écris-les en entier : jour, date, heure, durée, visio ou téléphone. Par exemple « jeudi 29 octobre à 10 h ou vendredi 30 octobre à 14 h, 20 minutes en visio ». Ajoute une porte de sortie : « si aucun ne colle, donnez-moi le vôtre ».
Combien de créneaux faut-il proposer dans un mail ?
Deux. Un matin et un après-midi, sur deux jours différents, sous 48 h pour un lead chaud. Avec cinq créneaux, ton prospect compare, hésite et remet sa réponse à plus tard ; avec deux, il répond en un mot.
Comment donner ses disponibilités de façon professionnelle ?
En étant précis plutôt que poli. « Je suis disponible quand vous voulez » oblige l'autre à proposer ; « jeudi 29 octobre à 10 h, 20 minutes en visio » lui permet de dire oui. Écris l'heure dans son fuseau s'il est à l'étranger.
Faut-il envoyer un lien Calendly à un prospect ?
Pas à la place de tes créneaux quand il vient de te demander tes disponibilités : ça lui renvoie le travail. Le lien vient sous les deux créneaux, en secours, ou seul s'il le demande lui-même ou doit caler plusieurs personnes.
Que faire si le prospect ne répond pas aux créneaux proposés ?
Pas de deuxième mail avec d'autres dates : après 3 jours ouvrés de silence, tu l'appelles. S'il flotte encore ou décale une deuxième fois, tu lui rends la main : « Si ce n'est pas le bon moment, dites-le-moi franchement, je vous laisse revenir vers moi. »