Mail de demande de rendez-vous professionnel : 7 exemples

Les 7 mails de demande de rendez-vous sont juste en dessous, objet inclus, moins de 80 mots chacun (le compte est écrit sous chaque mail, objet à part). Et sous chacun, tu as la phrase à dire au téléphone si personne ne t'a répondu au bout de 3 jours ouvrés.

7 exemples de mail de demande de rendez-vous professionnel

Tu écris à un décideur que tu veux rencontrer pour lui vendre quelque chose : c'est le cas traité ici (pour un recruteur ou ton DRH, ce n'est pas la bonne page). Les crochets, c'est à toi de les remplir.

1. À froid, à un décideur que tu as ciblé

Objet : [prénom], vos 3 postes de SDR

Bonjour [Prénom], Vous recrutez 3 SDR en ce moment : c'est souvent là que la question du nombre de conversations par jour revient sur la table. J'aide des équipes commerciales de votre taille sur ce point précis. Ça vaut 15 minutes mardi à 11 h ? Si ce n'est pas un sujet chez vous, dites-le-moi, je n'insiste pas. Paul

Mots : 57

Si silence (3 jours ouvrés) : « Bonjour [Prénom], c'est Paul. Je vous ai écrit mardi au sujet de vos recrutements de SDR, et j'aurais aimé vous poser une petite question à ce sujet. »

2. Par recommandation d'un collègue qui n'est pas le décideur

Objet : de la part de [Prénom du contact]

Bonjour [Prénom], J'ai échangé hier avec [Prénom du contact], de votre équipe. Il m'a dit que le sujet des appels sortants se décidait avec vous et m'a suggéré de vous écrire. En deux mots : [le problème dont il t'a parlé, avec ses mots à lui]. 15 minutes jeudi à 16 h, c'est possible pour vous ? Paul

Mots : 56

Si silence (3 jours ouvrés) : « Bonjour [Prénom], c'est Paul. [Prénom du contact] m'a conseillé de vous appeler directement, c'est pour ça que je me permets. »

Il ne part qu'avec l'accord du contact, demandé en fin d'appel : « je peux lui écrire de ta part ? ». Pour amener ça quand on te répond je ne suis pas le décideur, c'est par là.

3. Après un appel resté sans réponse

Objet : [prénom], mon appel de ce matin

Bonjour [Prénom], C'est moi qui ai fait sonner votre téléphone à 10 h. La raison : [une ligne précise qui le concerne lui]. Plutôt que de vous rappeler au hasard, je vous propose un créneau : jeudi à 9 h 30, 15 minutes. Ça vous va, ou un autre moment est plus simple ? Paul

Mots : 52

Si silence (3 jours ouvrés) : tu rappelles à un autre moment de la semaine (appel du matin resté dans le vide, tu tentes la fin d'après-midi). « Bonjour [Prénom], c'est Paul. Je vous ai écrit mardi au sujet de [la ligne précise de ton mail], et j'aurais aimé vous poser une petite question à ce sujet. »

Vocal laissé, standard, mail de rupture : c'est dans les 8 modèles de mail de relance après un appel téléphonique.

4. Après un « envoyez-moi un mail »

Objet : comme convenu, [prénom]

Bonjour [Prénom], Vous m'avez demandé un mail, le voici, en une phrase : [ce que tu fais pour une équipe comme la sienne]. Je ne vous envoie pas de plaquette, ça se voit mieux en 15 minutes. Mardi à 14 h ? Si ce n'est pas le moment, répondez « non » : je ne relancerai pas. Paul

Mots : 53

Si silence (3 jours ouvrés) : « Bonjour [Prénom], c'est Paul, vous m'aviez demandé un mail mardi. Je vous appelle juste pour savoir si c'est un sujet ou pas du tout. »

Ce que tu réponds à l'oral avant d'en arriver là : l'objection « envoyez-moi un mail ».

5. Après un « oui » sur LinkedIn

Objet : suite à notre échange LinkedIn

Bonjour [Prénom], Vous m'avez répondu « oui, allez-y » sur LinkedIn, donc je fais simple. Le plus rapide, c'est 15 minutes de vive voix : mercredi à 10 h, je vous appelle au [numéro] ? Si un autre créneau vous arrange, donnez-le-moi, je m'aligne. Paul

Mots : 41

Si silence (3 jours ouvrés) : tu appelles au créneau proposé. « Bonjour [Prénom], c'est Paul, on a échangé sur LinkedIn la semaine dernière. Je vous appelle comme proposé. »

6. Lead entrant (il a demandé une démo, un devis, un rappel)

Sur celui-là, tu appelles d'abord, dans les minutes qui suivent sa demande. Le mail ne part que si ton appel tombe dans le vide.

Objet : votre demande de ce matin

Bonjour [Prénom], Je viens d'essayer de vous joindre suite à votre demande sur [page ou formulaire]. Je vous rappelle aujourd'hui à 15 h. Si vous préférez choisir, voici deux autres créneaux : demain 9 h ou demain 14 h. Une question d'ici là ? Répondez à ce mail, c'est moi qui lis. Paul

Mots : 51

Si silence : tu n'attends pas 3 jours. Tu rappelles à 15 h, comme annoncé.

C'est le seul des 7 où « je viens d'essayer de vous joindre » a sa place : c'est lui qui a demandé qu'on le contacte. À froid, cette phrase est à bannir.

7. Relance à J+3, sans réponse au premier mail

Objet : re: [objet du premier mail]

Bonjour [Prénom], Je remonte mon message de mardi, en plus court : 15 minutes sur [sujet], oui ou non ? Sans nouvelles, je vous passe un coup de fil jeudi vers 11 h, ce sera plus simple de vive voix. Paul

Mots : 39

Si silence : tu appelles jeudi à 11 h, comme écrit. Une seule relance écrite, pas de troisième mail avant d'avoir essayé le téléphone. Et tu réponds dans le fil du premier mail : le « re: » se met tout seul, et il est vrai.

Les 7 mails en un coup d'œil

Il a dit oui ? L'étape d'après, c'est le mail de confirmation de rendez-vous.

Ces mails partent vers des gens que tu as choisis, un par un ou par petits lots triés. Envoyés à 500 contacts pris au hasard, ils ne valent plus rien : la première ligne devient fausse.

Comment demander un rendez-vous par mail : les 5 lignes d'un mail qui obtient une réponse

Les sept sont construits pareil. Pour en écrire un huitième sur un cas à toi, voilà le squelette.

Partout on te conseille de proposer deux ou trois créneaux, ou de coller un lien d'agenda. Moi je pense que c'est une erreur dans un premier mail.

Trois créneaux, ça l'oblige à ouvrir son agenda et à comparer. Un seul, ça se règle par oui ou par non, et si mardi ne lui va pas il te répond « plutôt jeudi » tout seul. Quant au lien d'agenda envoyé à quelqu'un qui ne te connaît pas... tu lui demandes de faire le travail à ta place. Le lien, tu le sors une fois qu'il a dit oui.

Où trouver le fait de la première ligne

C'est la ligne la plus dure à écrire, et c'est celle qui fait tout le mail. Trois endroits où regarder, deux minutes par contact :

1. La page carrière de sa boîte (ou ses offres sur LinkedIn). Tu comptes les postes ouverts dans son équipe. Ça donne : « Vous recrutez 3 SDR en ce moment. »
2. Son profil LinkedIn, la ligne du poste actuel. S'il est arrivé il y a moins de 6 mois, tu le dis. Ça donne : « Vous avez pris la direction commerciale de [Société] en septembre. »
3. Ton dernier appel dans sa boîte. Un collègue, le standard, quelqu'un qui t'a donné son nom. Ça donne : « [Prénom du contact] m'a dit que le sujet se décidait avec vous. »

Le test avant d'envoyer : est-ce que cette phrase pourrait partir telle quelle à un autre contact de ta liste ?

• ❌ « Je vois que vous êtes dans le secteur du logiciel. » (vrai pour 10 000 personnes)
• ✅ « Vous avez ouvert 3 postes de SDR depuis septembre. » (vrai pour lui seul)

Si tu ne trouves rien en deux minutes, tu n'inventes pas : ce contact, tu l'appelles directement.

Objet du mail de demande de rendez-vous : ce qui se fait ouvrir

Ma règle : 2 à 5 mots, en minuscules (sauf les noms propres), avec son prénom dès que la phrase le permet. En minuscules, ton objet ressemble à un mail de collègue. Avec une majuscule à chaque mot, il ressemble à une newsletter.

Huit objets à copier :

• [prénom], vos 3 postes de SDR
• de la part de [Prénom du contact]
• [prénom], mon appel de ce matin
• comme convenu, [prénom]
• suite à notre échange LinkedIn
• votre demande de ce matin
• [prénom], une question sur [sujet]
• [prénom], 15 minutes mardi ?

Et trois à bannir :

• ❌ « Demande de rendez-vous » : tu annonces que tu veux quelque chose avant d'avoir dit pourquoi lui.
• ❌ « Proposition de collaboration » : personne ne sait ce que ça veut dire, donc personne n'ouvre.
• ❌ « Découvrez [Offre], la solution qui optimise votre performance commerciale » : long, avec le nom de ton offre, c'est le format d'une publicité.

Tu ou vous, « convenir d'un rendez-vous » ou « on se cale 15 minutes »

Les sept mails sont au vouvoiement, c'est ce qu'on attend d'un mail « professionnel ». Mais sur nos campagnes de cold email chez Paradial, c'est le tutoiement avec le prénom dans l'objet qui a donné le meilleur taux de réponse. C'est un constat sur nos envois, pas une étude.

Mon avis : si tu écris à une startup, une agence ou une équipe commerciale de PME, passe au tu. « Bonjour [Prénom] » devient « Hello [Prénom] », les « vous » deviennent des « tu », et tu ne touches à rien d'autre. Notaires, experts-comptables, grands comptes : garde le vous.

Le mail 1, passé au tu, ça donne :

Objet : [prénom], tes 3 postes de SDR

Hello [Prénom], Tu recrutes 3 SDR en ce moment : c'est souvent là que la question du nombre de conversations par jour revient sur la table. J'aide des équipes commerciales de ta taille sur ce point précis. Ça vaut 15 minutes mardi à 11 h ? Si ce n'est pas un sujet chez toi, dis-le-moi, je n'insiste pas. Paul

Dans les deux cas, lâche les formules administratives. « Convenir d'un rendez-vous », c'est du français correct... sauf que tu ne le dirais jamais à voix haute au téléphone. Si tu ne le dirais pas, tu ne l'écris pas.

À gauche, il doit deviner ce que tu attends de lui. À droite, il peut répondre en un mot.

Pas de réponse : au bout de 3 jours ouvrés, tu appelles

Les conseils sur le sujet viennent presque tous de gens qui vendent de l'envoi de mails, donc ils te disent de relancer par mail, encore et encore, sur un mois. Perso je trouve que c'est une façon polie de ne jamais savoir : au bout de 30 jours tu n'as ni oui ni non, juste un contact « sans réponse ».

Chez Paradial, la règle tient en une ligne : 3 jours ouvrés de silence, par mail ou sur LinkedIn, et si on a le numéro, on appelle. Mail parti mardi, appel vendredi. Et s'il décroche pour dire « rappelez-moi » ou « je suis occupé », on rappelle le lendemain, pas la semaine d'après.

Quand il décroche, tu ne récites pas ton mail. Tu dis la phrase écrite sous le modèle que tu as envoyé, et tu te tais. La suite de l'appel : le script de prise de rendez-vous téléphonique.

Un chiffre, pour ne pas te raconter d'histoire. Chez nous, même après un « oui, vas-y » écrit par le prospect lui-même, environ 5 % des appels aboutissent à une vraie conversation. Un accord écrit ne fait pas décrocher un téléphone. Donc tu n'appelles pas une fois, tu appelles plusieurs fois, à des heures différentes (voir le meilleur moment pour appeler un prospect).

J'ai fait le SDR moi-même pendant des mois en montant Paradial. Un matin, liste propre et bien ciblée : 60 numéros composés, 4 conversations à midi. Les gens étaient en réunion, pas à leur bureau. La liste était bonne. C'est joindre quelqu'un qui coûte cher.

Chez nous, la règle est simple : 3 jours ouvrés de silence après un mail, et si j'ai le numéro, j'appelle. Et les gens ne t'en veulent pas de les relancer par téléphone. Un après-midi, un responsable commercial m'a même rappelé de lui-même une heure après une session : « Vous m'avez appelé tout à l'heure, c'est quoi votre truc ? » Dix minutes plus tard, on avait calé une démo pour le jeudi.

Le mail pose la question, le téléphone trie. En trente secondes de voix tu sais si ça mord.

• Si ça mord : « Le plus simple, c'est qu'on prenne 15 minutes au calme. Jeudi à 16 h, ça vous va ? »
• Si c'est non : « Très bien, merci de me l'avoir dit clairement. Bonne journée [Prénom]. » Et tu raccroches, sans forcer.

Tu passes au suivant. Appeler plus de monde ne sert pas à arroser : ça sert à trouver vite, parmi des gens déjà ciblés, ceux pour qui c'est un sujet maintenant.

Rappeler à la main tous ceux qui n'ont pas répondu, c'est ma matinée à 60 numéros. C'est pour ça qu'on a construit Paradial : un parallel dialer compose plusieurs numéros en même temps, saute les répondeurs, et tu ne parles qu'à ceux qui décrochent.

Le calendrier complet, LinkedIn compris : la séquence de prospection multicanal.

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Les 4 erreurs qui font ignorer ta demande

1. Demander le rendez-vous avant d'avoir dit pourquoi lui.

• ❌ « Je souhaiterais vous présenter notre solution lors d'un échange de 30 minutes. »
• ✅ « Vous recrutez 3 SDR en ce moment [...] Ça vaut 15 minutes mardi à 11 h ? »

La première peut partir à n'importe qui, et il le sent.

2. Écrire « quelles sont vos disponibilités ? ».

• ❌ « Quelles sont vos disponibilités dans les prochaines semaines ? »
• ✅ « 15 minutes jeudi à 16 h, c'est possible pour vous ? »

Avec la première, tu lui renvoies le travail : il doit ouvrir son agenda et te proposer quelque chose. Avec la seconde, il répond « oui » ou « plutôt vendredi ».

3. Joindre une plaquette.

• ❌ « Vous trouverez notre présentation en pièce jointe. »
• ✅ « Je ne vous envoie pas de plaquette, ça se voit mieux en 15 minutes. Mardi à 14 h ? »

S'il a le PDF, il n'a plus de raison de te donner 15 minutes. Et une pièce jointe venant d'un inconnu, c'est un bon moyen de finir en spam.

4. Envoyer depuis le domaine principal de ta boîte.

D'où part ton mail. Chez Paradial, on n'envoie jamais de cold email depuis le domaine principal. On passe par des domaines dédiés, 3 boîtes par domaine, et 2 à 3 semaines de warm-up avant le premier envoi. Si tes mails à froid finissent en spam, ceux que tu envoies à tes clients ne doivent pas y finir avec.

Pour les formules elles-mêmes : les phrases à éviter dans un mail de prospection. Et si tu hésites encore entre écrire et appeler : cold call ou cold email.

Les scripts d'appel qui vont avec ces mails sont dans la catégorie script de prospection téléphonique.

Garde les sept mails sous le coude. Et note la date de chaque envoi : dans trois jours ouvrés, ce n'est plus un mail que tu écris... c'est un numéro que tu composes. 📞

Questions fréquentes