Lettre de demande de rendez-vous : 5 modèles à copier et les formules pour solliciter un rendez-vous

Cinq lettres de demande de rendez-vous prêtes à copier, pour un grand compte, une mairie, une recommandation, un partenaire et une relance, chacune suivie de la phrase que tu dis au téléphone trois jours ouvrés plus tard. Je n'ai jamais posté une lettre pour décrocher un rendez-vous, et je t'explique à la fin pourquoi elle sert surtout à préparer un coup de fil.

5 modèles de lettre de demande de rendez-vous à copier

Tout ce qui est entre crochets est à toi. Le reste, tu le laisses : une page, trois paragraphes, et la dernière phrase annonce ton appel. C'est ce qui fait qu'elles servent à quelque chose.

1. À la direction d'un grand compte

[Prénom Nom]
[Fonction], [Société]
[Adresse]
[Téléphone] · [adresse mail]

À l'attention de Monsieur [Nom], Directeur commercial
[Entreprise]
[Adresse]

[Ville], le [date en entier]

Objet : demande de rendez-vous au sujet de [sujet précis, par exemple : le temps de téléphone de vos équipes commerciales]

Monsieur le Directeur,

[Société] accompagne des directions commerciales de [secteur] sur un point précis : [le problème que tu règles, en une phrase, par exemple : le temps que les commerciaux passent à composer des numéros et à tomber sur des messageries plutôt qu'à parler à des clients]. J'ai relevé que [Entreprise] [un fait vérifiable : ouvre quatre postes de commerciaux sédentaires ce trimestre], et c'est ce qui me conduit à vous écrire.

À votre échelle, cette question se traduit en [ce qu'il y gagne : heures de conversation retrouvées chaque semaine, montée en charge plus rapide des nouveaux arrivants]. Un entretien de trente minutes me permettrait de vous exposer ce que des équipes comparables à la vôtre ont mis en place, et de voir avec vous si le sujet mérite d'être creusé.

Je vous propose le [jour date] à [heure] ou le [jour date] à [heure], dans vos locaux ou en visioconférence, selon votre préférence. Je me permettrai d'appeler votre assistante le [jour], afin de retenir le créneau qui vous convient, ou d'en trouver un autre.

Je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Prénom Nom]
[Fonction], [Société]
[Téléphone]

Au téléphone, 3 jours ouvrés plus tard (au secrétariat de direction) : « Bonjour, [Prénom Nom], de [Société]. J'ai adressé un courrier à Monsieur [Nom] lundi au sujet de [sujet], j'y annonçais mon appel d'aujourd'hui. Vous pouvez me dire quel créneau lui convient le mieux, ou me le passer ? »

Elle passe par le secrétariat de direction, et c'est voulu. C'est l'assistante qui ouvre, qui trie, et qui te passera le directeur quand tu appelleras. Ton courrier lui donne une raison de le faire.

2. À une mairie ou une administration

[Prénom Nom]
[Fonction], [Société]
[Adresse]
[Téléphone] · [adresse mail]

Monsieur le Maire
Hôtel de ville de [Commune]
[Adresse]

[Ville], le [date en entier]

Objet : demande de rendez-vous au sujet de [un sujet qui concerne la commune, par exemple : l'accueil téléphonique des administrés]

Monsieur le Maire,

[Société], installée à [commune ou département], [ce que tu fais, en une phrase]. Je me permets de solliciter un rendez-vous au sujet de [le sujet, formulé du côté des administrés ou des services, par exemple : les appels des administrés qui aboutissent sur une messagerie aux heures d'ouverture].

Pour la commune, l'enjeu est [ce que la collectivité y gagne : moins d'appels perdus, des agents d'accueil moins interrompus, un temps de réponse mesuré]. Je serais heureux d'en rendre compte à vous-même, ou à l'élu ou au service que vous jugerez compétent, en m'appuyant sur [ce que tu as de concret : un chiffre, un cas comparable].

Un entretien d'une demi-heure suffirait, par exemple le [jour date] à [heure] ou le [jour date] à [heure], en mairie. Je me permettrai d'appeler votre cabinet le [jour], afin de connaître la suite que vous aurez souhaité donner à ce courrier.

Je vous prie d'agréer, Monsieur le Maire, l'expression de ma haute considération.

[Prénom Nom]
[Fonction], [Société]
[Téléphone]

Au téléphone, 3 jours ouvrés plus tard (au cabinet du maire ou à l'accueil) : « Bonjour, [Prénom Nom], de [Société]. J'ai adressé un courrier à Monsieur le Maire le [date] au sujet de [sujet]. Vous pouvez me dire à quel service ou à quel élu il l'a transmis, pour que je voie directement avec cette personne ? »

À la mairie, personne ne t'appellera pour dire oui. La réponse revient par courrier, par le secrétariat, ou pas du tout, et le délai se compte en semaines. Ton appel au cabinet, c'est lui qui te dit où en est ta lettre.

3. Après une recommandation

[Prénom Nom]
[Fonction], [Société]
[Adresse]
[Téléphone] · [adresse mail]

À l'attention de Madame [Nom], Directrice des ventes
[Entreprise]
[Adresse]

[Ville], le [date en entier]

Objet : demande de rendez-vous, sur le conseil de [Prénom Nom du contact]

Madame la Directrice,

[Prénom Nom du contact], [sa fonction] au sein de votre équipe, m'a conseillé de m'adresser à vous. Nous avons échangé le [date] au sujet de [sujet], et il m'a indiqué que cette question relevait de votre décision.

Ce qu'il m'a décrit, [le problème, avec ses mots à lui], est un point sur lequel [Société] intervient auprès de [type d'équipes]. Un entretien de trente minutes vous permettrait de juger, chiffres en main, si ce qui a été mis en place ailleurs a un sens chez vous.

Je vous propose le [jour date] à [heure] ou le [jour date] à [heure], dans vos locaux ou en visioconférence. Je me permettrai de vous appeler le [jour] pour convenir du créneau, à moins que vous ne préfériez m'indiquer directement vos disponibilités.

Je vous prie d'agréer, Madame la Directrice, l'expression de mes salutations distinguées.

[Prénom Nom]
[Fonction], [Société]
[Téléphone]

Au téléphone, 3 jours ouvrés plus tard : « Bonjour Madame [Nom], [Prénom Nom], de [Société]. [Prénom du contact] m'avait conseillé de vous écrire, je l'ai fait mardi, et j'aurais aimé vous poser une petite question à ce sujet. »

Le nom du collègue dans l'objet, c'est la seule raison pour laquelle cette lettre sera lue avant les autres. Il doit être d'accord : tu lui as demandé en fin d'appel, « je peux lui écrire de votre part ? ».

4. À un partenaire potentiel (cabinet, étude, réseau)

[Prénom Nom]
[Fonction], [Société]
[Adresse]
[Téléphone] · [adresse mail]

À l'attention de Monsieur [Nom], Associé
[Cabinet, étude ou réseau]
[Adresse]

[Ville], le [date en entier]

Objet : demande de rendez-vous au sujet de nos clients communs

Monsieur,

[Société] accompagne [type de clients] sur [sujet]. Vos clients et les nôtres se ressemblent : [ce qui vous rapproche, en une phrase, par exemple : des PME de 20 à 200 salariés qui structurent leur première équipe commerciale], et la question de [sujet] vous est sans doute posée aussi souvent qu'à nous.

Un échange entre nos deux maisons aurait un intérêt pour vos clients d'abord, [ce qu'ils y gagnent], et pour votre cabinet ensuite, [ce que lui y gagne : une réponse à une question qu'on lui pose, une recommandation croisée]. Je ne viens pas vous vendre quoi que ce soit ; je viens voir si nous pouvons nous recommander l'un l'autre.

Je vous propose le [jour date] à [heure] ou le [jour date] à [heure], chez vous ou chez nous. Je me permettrai de vous appeler le [jour] afin de fixer ce rendez-vous.

Je vous prie de recevoir, Monsieur, l'assurance de ma considération distinguée.

[Prénom Nom]
[Fonction], [Société]
[Téléphone]

Au téléphone, 3 jours ouvrés plus tard : « Bonjour Monsieur [Nom], [Prénom Nom], de [Société]. Je vous ai adressé un courrier lundi au sujet de nos clients communs, et je vous appelle comme annoncé : trente minutes la semaine prochaine, c'est jouable pour vous ? »

Un partenaire, tu ne le démarches pas, tu lui proposes un échange. Si ta lettre ressemble à une offre commerciale, il la classe avec les autres.

5. Relance après un premier courrier resté sans réponse

[Prénom Nom]
[Fonction], [Société]
[Adresse]
[Téléphone] · [adresse mail]

À l'attention de Monsieur [Nom], Directeur commercial
[Entreprise]
[Adresse]

[Ville], le [date en entier]

Objet : rappel de mon courrier du [date] : demande de rendez-vous au sujet de [sujet]

Monsieur le Directeur,

Je vous ai adressé le [date] un courrier concernant [sujet], resté sans réponse à ce jour. Il a pu ne pas vous parvenir ; j'en joins une copie.

Je ne reviens pas sur le détail. [Le problème que tu règles, en une ligne] est le point qui me conduit à vous solliciter, et il me semble vous concerner directement : [la raison, par exemple : les quatre postes de commerciaux que vous ouvrez ce trimestre].

Je vous appellerai le [jour date] en fin de matinée, afin de convenir d'un entretien de trente minutes, ou d'apprendre que le sujet n'est pas d'actualité chez vous, ce que je comprendrais parfaitement.

Je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Prénom Nom]
[Fonction], [Société]
[Téléphone]

Au téléphone, le jour annoncé : « Bonjour, [Prénom Nom], de [Société]. Je vous ai écrit deux fois au sujet de [sujet], la dernière fois en vous annonçant mon appel d'aujourd'hui. Vous avez deux minutes, ou je rappelle à un meilleur moment ? »

Celle-là, tu ne l'envoies que si la maison veut une trace écrite de chaque étape. Partout ailleurs, une lettre sans réponse se relance au téléphone, pas avec une deuxième lettre.

Solliciter un rendez-vous : les formules qui tiennent et celles qui sonnent faux

Une lettre formelle a droit à ses formules. Un mail formel en a besoin de moins. Et quelques tournures qu'on lit partout sont fausses ou sonnent faux, ce qui revient au même pour la personne qui lit.

Deux cas à part, parce qu'ils reviennent tout le temps.

« Je souhaiterais solliciter un rendez-vous » est correct. Juste lourd : le conditionnel et le verbe mettent deux précautions dans la même phrase. En lettre, « je me permets de solliciter un rendez-vous » suffit ; en mail, « je souhaiterais convenir d'un rendez-vous » fait le travail.

Et « solliciter un rdv », l'abréviation, n'existe pas dans un courrier. Tu l'écris en entier, même dans l'objet. Trois lettres économisées contre un lecteur qui se dit que tu as écrit vite. 📨

Les 8 blocs d'une lettre formelle, dans l'ordre

Les cinq lettres sont bâties pareil. Si tu dois en écrire une sixième pour un cas à toi, voilà les blocs, et pour chacun ce qui fait la différence.

1. L'en-tête. Toi en haut à gauche (nom, fonction, société, adresse, téléphone, mail), lui en dessous, avec son nom et sa fonction.

• ❌ « Service commercial, [Entreprise] »
• ✅ « À l'attention de Madame [Nom], Directrice commerciale »

Une lettre sans nom, personne ne l'ouvre. Elle tourne de bureau en bureau et finit dans une pile.

2. Le lieu et la date. En entier, avec l'année.

• ❌ « Le 3 novembre »
• ✅ « Lyon, le 3 novembre 2026 »

C'est cette date que tu citeras au téléphone et dans une éventuelle relance. Elle doit être exacte.

3. L'objet. Une ligne qui dit de quoi il s'agit, pas seulement que tu veux quelque chose.

• ❌ « Demande de rendez-vous »
• ✅ « Demande de rendez-vous au sujet du temps de téléphone de vos équipes commerciales »

Le premier objet, l'assistante le lit tous les jours. Le second, elle sait à qui le transmettre.

4. La formule d'appel. Le titre, pas le nom, et jamais « Bonjour ».

• ❌ « Cher Monsieur Martin, »
• ✅ « Monsieur le Directeur, » ou « Monsieur le Maire, »

Si la personne n'a pas de titre, « Madame, » ou « Monsieur, » tout seul. C'est sec, c'est normal, c'est une lettre.

5. Le motif. Un fait sur lui, puis pourquoi tu écris. Pas ta plaquette.

• ❌ « Notre société, leader de son marché, propose des solutions innovantes… »
• ✅ « [Entreprise] ouvre quatre postes de commerciaux sédentaires ce trimestre, et c'est ce qui me conduit à vous écrire. »

La première phrase pourrait partir à cinq cents destinataires. La seconde ne peut partir qu'à lui, et il le sent.

6. L'intérêt pour lui. Ce que ça lui rapporte, à son échelle. Pas ce que tu as envie de montrer.

• ❌ « Nous serions ravis de vous présenter notre solution. »
• ✅ « À votre échelle, cette question se traduit en heures de conversation retrouvées chaque semaine. »

La première parle de toi. La seconde lui donne quelque chose à imaginer dans son équipe, et c'est là qu'il se demande combien d'heures.

7. Les créneaux, le format, et l'appel annoncé. Deux ou trois dates précises, la durée, le lieu ou la visio, et le jour où tu appelles.

• ❌ « Je reste à votre disposition pour un rendez-vous à votre convenance. »
• ✅ « Le mardi 10 à 10 h ou le jeudi 12 à 14 h 30, dans vos locaux ou en visioconférence. Je me permettrai de vous appeler vendredi. »

Avec la première, il doit faire le travail : ouvrir son agenda, te proposer quelque chose, écrire. Il ne le fera pas. Avec la seconde, il n'a rien à faire : tu appelles.

8. La politesse et la signature. Une formule classique, qui reprend le titre de l'appel, puis ton nom, ta fonction, ta société, et ton téléphone une seconde fois.

• ❌ « Cordialement, »
• ✅ « Je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de mes salutations distinguées. »

Le téléphone en bas, c'est pour le jour où quelqu'un veut te rappeler sans remonter en haut de la page. Ça arrive rarement. Mais quand ça arrive, tu veux que ce soit facile.

Le tout tient sur une page. Si tu débordes, c'est le paragraphe du motif qui a grossi : tu es en train de présenter ton offre, et ça, c'est pour le rendez-vous.

Lettre ou mail court : à qui tu écris vraiment une lettre

Je n'ai jamais posté une lettre pour décrocher un rendez-vous, et je ne compte pas commencer : dans les boîtes que j'appelle, j'ai le numéro, donc c'est un mail, 3 jours ouvrés de silence, et j'appelle. La lettre, je la garde pour le cas où le mail ne passe pas, ou quand la maison veut une trace écrite. Et même là, le courrier ne sert qu'à une chose : que la personne sache qui je suis quand je l'ai au bout du fil.

Ma règle de décision tient en deux questions.

Le mail atteint-il la personne ? Si tu n'as pas son adresse, ou si sa boîte est filtrée par une assistante qui trie les inconnus, le mail n'arrive pas. La lettre, elle, arrive sur un bureau, et quelqu'un doit décider quoi en faire.

La maison exige-t-elle une trace écrite ? Une collectivité, une étude notariale, une banque, un grand compte avec une procédure fournisseurs : chez eux, rien ne commence sans un courrier daté. Là, la lettre n'est pas un choix, c'est le ticket d'entrée.

Dans tous les autres cas, et c'est l'immense majorité des décideurs de PME que tu peux joindre directement, tu écris un mail de demande de rendez-vous en soixante mots, et tu appelles trois jours ouvrés plus tard.

Ce que je refuse, c'est la lettre par défaut, « parce que ça fait sérieux ». Ça fait lent. Deux jours de poste, un passage par le courrier interne, et une personne qui a dix autres courriers sur le coin du bureau. Si tu peux écrire un mail et appeler, tu as gagné une semaine.

Mairie, administration, grand compte : ce qui change dans la lettre

Les cinq lettres ont la même ossature, mais la même lettre ne part pas chez un maire et chez un directeur commercial. Ce qui bouge, c'est qui la lit, comment tu l'appelles, ce que tu mets dans le motif, et combien de temps tu attends.

Le piège de la mairie, c'est le motif. Tu as envie d'écrire ce que tu vends. Le maire, lui, lit ce que ça change pour la commune. Si ta lettre dit « notre solution », elle part au service achats, qui n'a rien demandé. Si elle dit « les appels des administrés qui tombent sur une messagerie », elle part chez l'adjoint concerné, et c'est lui que tu veux.

Le piège du grand compte, c'est de vouloir contourner l'assistante. Tu ne la contournes pas, tu lui écris. Ta lettre lui donne le nom, le sujet, et le jour où tu appelles. Le jour où tu appelles, elle sait qui tu es. Elle est ton premier rendez-vous.

Après la lettre : 3 jours ouvrés de silence, puis tu appelles

Une lettre postée, c'est deux jours de poste. Tu comptes la réception estimée, et à partir de là, trois jours ouvrés de silence. Puis tu appelles. Pas une deuxième lettre, pas un mail de « suite à mon courrier », le téléphone. S'il décroche pour te dire « rappelez-moi » ou « là je suis occupé », tu rappelles le lendemain, pas la semaine d'après.

La phrase, toujours la même, construite sur le courrier :

« Bonjour Monsieur [Nom], [Prénom Nom], de [Société]. Je vous ai adressé un courrier lundi au sujet de [sujet], et j'aurais aimé vous poser une petite question à ce sujet. »

Puis tu poses ta question, et tu te tais.

J'ai envoyé une invitation LinkedIn à un dirigeant : acceptée, et zéro réponse derrière. Trois jours plus tard je l'appelle, et il me sort « ah oui, j'avais vu passer ». On a calé 20 minutes la semaine d'après. Ta lettre, c'est exactement ça : personne ne te répond par retour de courrier, mais quand tu appelles, tu n'es plus un inconnu.

C'est pour ça que chacune des cinq lettres annonce l'appel. Tu n'attends pas qu'on te réponde, tu préviens que tu vas appeler, et tu appelles. Le jour dit. Si tu écris « je me permettrai de vous appeler vendredi » et que tu appelles le mardi d'après, ta lettre a menti.

Au téléphone, si la personne qui a reçu ma lettre me dit que ce n'est pas elle qui gère, je pose deux questions avant de raccrocher : « qui s'en occupe chez vous ? » et « et votre N+2 ? ». Je lui envoie un lien, je relance, puis j'appelle le N+2 en citant son nom. Le courrier m'a ouvert une porte, c'est l'appel qui me donne le bon bureau.

Dernier point, et il compte : la lettre n'est pas un mailing. Tu écris à des gens que tu as ciblés avant, un par un, parce que tu as une raison précise de les rencontrer. Dix lettres bien adressées et dix appels trois jours plus tard, ça vaut plus que deux cents courriers partis d'un fichier. Les deux cents, personne ne les appelle.

Si tu veux la mécanique complète du silence, mail, LinkedIn et téléphone compris, elle est dans relancer un prospect. Et l'organisation de tes relances, des créneaux d'appel aux statuts, se trouve dans la stratégie de prospection téléphonique.

◆Guide completProspection téléphonique : le guide complet de A à Z›

Garde les cinq lettres, note la date de chaque envoi, et bloque dans ton agenda le jour où tu as écrit que tu appellerais. C'est ce rendez-vous-là, celui avec ton téléphone, qui décide de tout. 📞

Questions fréquentes