Juste en dessous : les 13 statuts d'appel à copier dans ton CRM ou ton Excel, avec quand les utiliser, le champ à remplir obligatoirement et ce que chacun déclenche derrière. Tu peux le prendre tel quel pour ta prochaine campagne.
| # | Statut | Quand l'utiliser | Champ obligatoire | Ce qui se passe ensuite |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Pas de réponse (NRP) | Ça sonne, personne ne décroche | aucun | Remis dans la file sur un autre créneau (matin, midi ou fin de journée) |
| 2 | Répondeur | Messagerie, avec ou sans message laissé | message laissé : oui / non | Même règle que NRP, compte dans les tentatives |
| 3 | Occupé | Ligne occupée, ou « là je ne peux pas » à la volée | aucun | Rappel le lendemain |
| 4 | Numéro invalide | Faux numéro, numéro non attribué, fax | aucun | Sort de la file, part au nettoyage ou à l'enrichissement |
| 5 | Barrage | Standard ou assistante qui bloque | nom de la personne au standard, si donné | Rappel avant 9 h ou après 18 h, hors heures de standard |
| 6 | Pas la bonne personne | Joint, mais ce n'est pas lui qui gère | nom + poste du bon contact | Nouvelle fiche pour le bon contact, l'ancienne passe en relais |
| 7 | Rappel daté | Le prospect te donne un moment | date ET heure | Rappel posé dans l'agenda, notification avant |
| 8 | Mail envoyé | Il demande un mail ou une doc | date de relance | Relance au téléphone à J+3 ouvrés sans réponse |
| 9 | Pas intéressé | Vraie conversation, refus | motif : pas maintenant / déjà équipé / pas de besoin | Revient selon le motif (règle 2 plus bas) |
| 10 | Hors cible | Ne colle pas à ta cible (taille, secteur, rôle) | motif | Sort de la campagne, le motif sert à corriger ton ciblage |
| 11 | Opposition | « Ne m'appelez plus » | date de la demande | Gelé : jamais rappelé, jamais supprimé |
| 12 | RDV pris | Rendez-vous calé | date ET heure | Confirmation par SMS ou mail, rappel avant le RDV |
| 13 | Client | Déjà client, ou devenu client | aucun | Sort de la prospection, passe au suivi client |
La ligne à coller dans la validation de données (Excel en français : Données > Validation des données > Liste, le séparateur est le point-virgule) :
Pas de réponse (NRP);Répondeur;Occupé;Numéro invalide;Barrage;Pas la bonne personne;Rappel daté;Mail envoyé;Pas intéressé;Hors cible;Opposition;RDV pris;Client
Une seule consigne d'usage : garde les libellés tels quels pendant toute la campagne. Tu ajoutes un statut si vraiment il en manque un, tu n'en renommes jamais un en cours de route. 🔖
Les 3 règles de bascule
Une liste de statuts sans règle de sortie, c'est une liste qui gonfle. Tout le monde écrit « fixe un nombre maximal de tentatives »... et personne ne donne le nombre. Voilà les miens. Ce sont des points de départ, pas une norme : tu les ajustes à ta liste, mais tu pars avec des chiffres.
Règle 1 : pas de réponse, répondeur, barrage → 5 tentatives, puis on lâche. 5 tentatives maximum, sur au moins 3 créneaux différents, étalées sur 2 à 3 semaines. Cinq appels le mardi à 10 h, ça ne compte pas pour cinq : tu as juste testé cinq fois le même agenda. Au-delà, la fiche sort de la campagne avec la mention « à recycler » et revient dans 3 mois avec une autre approche : un mail, LinkedIn, un autre numéro.
Pour le barrage, avant de raccrocher, récupère le prénom de la personne au standard, c'est le champ du statut 5. Au rappel suivant, tu la salues par son prénom et tu demandes le créneau :
« Merci Sophie. Il est plus facile à joindre tôt le matin ou plutôt en fin de journée ? »
Je l'ai appris sur ma propre liste. Un matin, j'ai composé 60 numéros et j'ai eu 4 conversations à midi : les gens étaient en réunion, pas à leur bureau. Si je les avais rappelés le lendemain à la même heure, je serais retombé sur les mêmes réunions.
Règle 2 : pas intéressé → c'est le motif qui décide.
- « Pas maintenant » : revient dans 6 mois. Ce qu'on lui dit à ce moment-là, je l'ai mis dans l'objection « rappelez-moi dans 6 mois ».
- « Déjà équipé » : revient dans 12 mois, ou juste avant sa date de renouvellement si tu l'as eue.
- « Pas de besoin », entendu deux fois : passe en hors cible. Ne t'acharne pas.
Règle 3 : opposition → jamais. Le statut ne se rouvre pas. La fiche ne se supprime pas non plus, et c'est là que beaucoup se plantent : si tu la supprimes, elle revient au prochain import de fichier, sans mémoire de rien. Elle reste, gelée, exclue de tout import et de tout export.
Et c'est là que je vois l'intérêt des statuts au-delà du rangement. Le cold call, pour moi, c'est de la pré-qualification : tu appelles des gens déjà ciblés, et le volume sert à trier vite. Hors cible, opposition, pas la bonne personne : ces statuts-là font sortir les fiches de ta file dès le premier appel. Ton énergie va aux gens qui mordent.
Deux colonnes, pas une : l'appel et le contact
Tu as remarqué que la liste se coupe en deux ? Les statuts 1 à 5 décrivent ce qui s'est passé pendant l'appel : ça a sonné, messagerie, occupé, mauvais numéro, standard. Les statuts 6 à 13 disent où en est le contact : à rappeler, en relais, refusé, gelé, en rendez-vous.
Le piège, c'est de tout mélanger dans une seule colonne. Un prospect « RDV pris » qui ne décroche pas au rappel de confirmation... tu le passes en NRP ? Tu perds le RDV. Si ton outil le permet, garde deux champs : le résultat de l'appel (qui change à chaque tentative) et le statut du contact (qui ne bouge que quand il se passe un truc). Ton tableau de suivi des appels garde la première colonne ligne par ligne, ta fiche porte la seconde.
Pourquoi « répondeur » séparé de « pas de réponse » ? Parce que ça se vérifie. Sur Paradial, un appel classé répondeur garde ce statut avec l'appel dans le journal, et en allant contrôler après une session, je suis déjà tombé sur un « allô ? » bien humain rangé en messagerie. Si tout avait été en NRP, je ne l'aurais jamais retrouvé. Le détail est dans l'article sur la détection de répondeur.
Les statuts qui exigent un champ
Un statut sans son champ, c'est une ligne morte. Six statuts de la liste ne doivent pas pouvoir s'enregistrer à vide.
Rappel daté : date ET heure. ❌ « À rappeler » ✅ « Rappel daté : jeudi 16 octobre, 14 h 30 » Le premier, personne ne sait quand le traiter, donc personne ne le traite. Le second tombe tout seul dans l'agenda.
Occupé, ou « rappelle-moi » lancé à la volée : le lendemain. C'est ma règle, et je n'en change pas. Quelqu'un qui te dit « là je ne peux pas » sans donner de créneau ne t'a pas dit non. Tu le rappelles le lendemain, sur un autre moment de la journée. S'il te donne une heure, ce n'est plus « occupé », c'est un rappel daté.
Pas la bonne personne : nom et poste du bon contact. Un directeur commercial m'a déjà coupé net avec un « c'est pas moi qui gère ça », et j'ai raccroché sur un « ah d'accord, merci », sans aucun nom. Depuis, ce statut ne s'enregistre pas sans le nom du bon interlocuteur, et la question à poser tient en une ligne :
« Qui s'en occupe chez vous ? Et au-dessus de lui, c'est qui ? »
Le réflexe « et ton N+2 ? », je le garde sur toute personne intéressée, pas seulement sur les mauvais contacts. Une fiche « pas la bonne personne » bien remplie, c'est une nouvelle fiche qualifiée qui arrive gratuitement.
Mail envoyé : la date de relance. Chez nous, c'est 3 jours ouvrés de silence après le mail, et si j'ai le numéro, j'appelle. Pas de date de relance = un mail qui part dans le vide. Le texte du mail lui-même, tu l'as dans le mail de relance après un appel.
RDV pris : date ET heure. Pareil que le rappel, avec en plus une confirmation à envoyer. Un rendez-vous qui n'est pas confirmé, je le considère à moitié perdu, d'où le SMS de confirmation de rendez-vous.
Pas intéressé et hors cible : le motif. Sans motif, « pas intéressé » ne peut pas revenir au bon moment (règle 2), et « hors cible » ne t'apprend rien sur ton ciblage. Quand tu vois 30 hors cible avec le motif « moins de 10 salariés », tu sais exactement quoi corriger dans ton prochain fichier. Le motif, tu ne le devines pas, tu le demandes avant de raccrocher :
« Pas de souci. Juste pour savoir : c'est plutôt pas le moment, ou vous avez déjà quelque chose en place ? »
La réponse te donne directement « pas maintenant » ou « déjà équipé ». S'il te répond « on n'en a pas besoin », c'est « pas de besoin ».
Brancher la liste sur HubSpot (ou ton CRM)
HubSpot a 6 résultats d'appel par défaut : Aucune réponse, Occupé, Mauvais numéro, Message vocal laissé, Message laissé en direct, Connecté. Ce sont aussi ceux qu'on remonte depuis Paradial. Ils décrivent l'appel, donc ils ne couvrent que la première colonne. Voilà comment les 13 statuts tombent dedans :
| Statut de la liste | Résultat d'appel HubSpot | Ce qu'il faut en plus |
|---|---|---|
| 1. Pas de réponse (NRP) | Aucune réponse | rien |
| 2. Répondeur | Message vocal laissé (si message), sinon Aucune réponse | rien |
| 3. Occupé | Occupé | une tâche de rappel au lendemain |
| 4. Numéro invalide | Mauvais numéro | rien |
| 5. Barrage | Message laissé en direct (si message au standard), sinon Connecté | ta propriété « Statut d'appel » |
| 6 à 13 | Connecté | ta propriété « Statut d'appel » + statut de lead |
Tu vois le trou ? Pour HubSpot, un RDV pris, un hors cible et une opposition, c'est le même « Connecté ». Si tu t'arrêtes là, ton CRM ne sait rien de ce qui compte. Crée une propriété personnalisée « Statut d'appel » avec la liste des 13 libellés (la même ligne que plus haut), et fais correspondre les statuts 6 à 13 avec ton statut de lead. Le détail du branchement est dans la téléphonie HubSpot, et si tu choisis encore ton outil, regarde le logiciel de phoning avec CRM intégré.
Pour les colonnes du fichier lui-même (nom, poste, source, téléphone...), pars du modèle de fichier de prospection.
Les 3 pièges qui cassent une liste de statuts
Le fourre-tout « à rappeler ». C'est le statut qui avale tout : le NRP, le « rappelez-moi la semaine prochaine », le « envoyez-moi un mail », le « pas maintenant »... Au bout d'un mois, la moitié du fichier est dedans et plus personne ne sait par où commencer. Dans la liste au-dessus, il n'existe pas, et c'est voulu.
Renommer un statut en pleine campagne. Tu passes « Injoignable » en « Pas de réponse » un mercredi, et tes stats d'avant ne se comparent plus à celles d'après. Les filtres sautent, les vues aussi. Tu ajoutes, tu ne renommes pas.
L'opposition rangée en « pas intéressé ». Je l'ai fait. Un gérant m'avait dit « ne m'appelez plus », je l'avais classé en pas intéressé, et trois semaines plus tard ma liste me l'a remis en haut. Il me l'a fait remarquer dès le « allô ». Le récit complet et la checklist pour l'éviter sont dans l'article sur le droit d'opposition en prospection téléphonique. Un statut à part, que rien ne peut rouvrir.
Un dernier mot sur le volume. Un matin, avec une liste propre, j'ai composé 60 numéros pour 4 conversations à midi. Les autres étaient en réunion. C'est exactement la pile de statuts 1 et 2 qui grossit pour rien. Avec un parallel dialer, les NRP et les répondeurs se règlent tout seuls : ce qui te reste à qualifier à la main, ce sont les vraies conversations, donc les statuts 6 à 13. Et ce sont ceux-là qui comptent 😉
Guide completProspection téléphonique : le guide complet de A à Z›Tout ce qui touche à ta liste (la monter, la nettoyer, la tenir propre) est rangé dans la catégorie fichier de prospection téléphonique. Copie le tableau, colle la ligne dans ta validation de données, et tu attaques la campagne avec des statuts qui disent quoi faire ensuite.
Questions fréquentes
Que veut dire NRP en prospection téléphonique ?
NRP, c'est « ne répond pas » : ça a sonné, personne n'a décroché, et tu n'es pas tombé sur une messagerie. C'est différent de « répondeur ». Garde les deux séparés, parce qu'un numéro qui tombe toujours sur répondeur est un vrai numéro, alors qu'un numéro qui sonne dans le vide peut être une ligne morte.
Combien de statuts faut-il dans un CRM de prospection ?
Une douzaine. En dessous de 5, tu as forcément un statut fourre-tout où tout finit. Au-delà de 15, personne ne choisit le bon en fin d'appel et tu te retrouves avec trois statuts qui veulent dire la même chose. La liste de cette page en compte 13.
Combien de fois rappeler un prospect qui ne répond pas ?
Ma règle de départ : 5 tentatives maximum, réparties sur au moins 3 créneaux différents (matin, midi, fin de journée) et sur 2 à 3 semaines. Ensuite la fiche sort de la campagne et revient dans 3 mois par un autre canal. Ajuste selon ta liste, mais pose un chiffre, sinon personne n'arrête jamais.
Quelle différence entre « pas intéressé » et « opposition » ?
« Pas intéressé », c'est un refus sur le moment : la fiche revient plus tard selon le motif (6 mois pour « pas maintenant », 12 mois pour « déjà équipé »). « Opposition », c'est « ne m'appelez plus » : la fiche ne revient jamais, ne se supprime pas et sort de tous tes imports.
Quels sont les résultats d'appel par défaut dans HubSpot ?
Il y en a six : Aucune réponse, Occupé, Mauvais numéro, Message vocal laissé, Message laissé en direct, Connecté. Ils décrivent l'appel, pas le contact. Tout ce qui se passe après « Connecté » (rappel, RDV, hors cible, opposition) doit vivre dans une propriété à toi.